過去只為大型全球公司服務的視訊會議早已迅速普及，它已成為幫助個人及各種規模的企業保持聯繫的常用方式。 隨著遠端或混合員工人數的增加，這項技術必然會成為更多企業用來推動協作、建立和諧關係與提高生產力的關鍵途徑。

實際上，Dimensional Research 在近期的一項研究發現，57% 的受訪者希望每月待在辦公室的天數不要超過十天。 98% 的受訪者認為未來的會議將包括遠端與會者，這意味著無論您是否在辦公室，您都可能需要視訊會議解決方案。

鑑於經驗及未來工作發展趨勢，我們可以肯定視訊會議將繼續得到廣泛使用。 讓我們進一步瞭解視訊會議的定義、運作方式，以及如何為您的企業找到最佳解決方案。

視訊會議 (有時稱為視訊會議、虛擬會議或網路會議) 是一種透過視訊和音訊的將兩個人或更多人聚集在虛擬環境中的方式。 與會者使用網路、桌電、行動裝置或視訊系統的視訊會議軟體進行連線，取得與身處同一個環境無異的體驗。

視訊會議是一種參與度較高且極具成本效益的方法，可以讓分佈在多個地點的同事、客戶、合作夥伴甚至朋友會面溝通。 無須出行，仍可維持會面的真實感。 透過螢幕分享、數位白板、團隊聊天等功能，視訊會議可以提供支援虛擬協作所需的互動性。

透過 IP 網路上的視訊和音訊，視訊會議可以使用虛擬方式來聯繫多位人員。 大多數人都可輕鬆使用視訊會議的關鍵元件，因此對個人和企業而言，視訊會議也成為了熱門且切實可行的選擇。 這些元件包括：

• 網路連線： 建議使用可靠、安全和快速的網路連線以獲得最佳視訊和音訊品質。
• 視訊會議平台： 使用功能豐富的軟體來提供最佳的線上會議體驗。 好消息是有很多免費的視訊會議軟體可供選擇，還有一系列方案，適用於各種企業規模。
• 電腦或裝置： 視訊會議軟體適用於各種桌電、筆電、行動裝置和視訊系統，為您提供多種主持或加入虛擬會議的選擇。
• 攝影機： 雖然通常內建於您所選擇裝置 (如筆電、行動裝置) 中，但獨立的網路攝影機或視訊系統也可用在任何空間來創造最佳化的視訊體驗。
• 喇叭或電話系統： 如要將音訊連接到您的視訊會議，您需使用網際網路語音通訊協定 (VoIP) 來利用裝置的內建喇叭，或透過手機或電話系統進行撥號連線。 強烈推薦可使用耳機，防止出現背景噪音。

二十世紀早期開始出現視訊會議系統，當時電視和廣播等科技的相關研究興起，促使廠商開始探索能否在上述通訊形式中加入即時視訊饋送。 然而，1990 年代以前開發的視訊會議解決方案價格十分昂貴，而且畫面播放速率低，產生的影像品質不佳，並無法實際應用。

1990 年代時，網際網路協議 (IP) 套組出現，視訊會議總算能夠實際應用。 與會者可以使用連網 PC 即時通話，讓網路互動更多元。

隨著網際網路連線能力不斷提升，視訊畫質隨之提高，得以支援 HD (1920x1080 像素) 和更高畫質的視訊。 無論使用筆電、桌電、智慧手機、平板和專用視訊系統，都可以連線參與視訊會議。

視訊會議過去主要由大型企業使用來聯繫全球員工，但在 2020 年疫情爆發後，許多企業都改採用遠端工作，使得視訊會議得到廣泛使用。 即使部分員工開始回到辦公室上班，仍有許多員工完全採用遠端工作模式，或者部分時間在辦公室、部分時間在家中的混合工作模式。 因此，橫跨教育、醫療保健、金融甚至體育等各產業不同規模大小的公司，依然廣泛使用視訊會議軟體。

視訊會議常用於維持虛擬和遠端團隊聯繫。 虛擬會議是內部討論、團隊協作、客戶簡報、銷售演示等活動的絕佳平台。 全球疫情爆發後，視訊會議同樣也廣泛應用到個人和社交活動上，例如，虛擬聚會、迎嬰派對，甚至讓遠客參加婚禮。

接下來將探索某些最常見的視訊會議使用案例。

一對一或團隊會議

現在與團隊頻繁溝通的重要程度更勝以往。 雖然傳統辦公室環境更容易和團隊成員隨時開會，但遠端團隊如果沒有定期和同事及主管交流，可能會開始感到與團隊脫節。 視訊會議時常用來舉辦每週團隊會議或一對一會議，也是保持成員聯繫並分享重要公司資訊和商業計畫的好方法。

工作面試

非語言線索是面試過程中十分重要的一部分，招聘經理可以藉由非語言線索評估應徵者的人際交往能力及公司文化契合度。 但現在越來越多面試不會在辦公室舉辦，而是改採虛擬方式。 視訊會議就能夠保留現場情境下面對面交流的特性。 同時視訊會議也可以避免應徵者需要長途跋涉參加面試，無論對招聘團隊或應徵者來說，都能更彈性地安排行程。

銷售演示

親身前往客戶公司已經不再是接觸潛在客戶的唯一方法。 視訊會議能更高效率進行銷售簡報和演示，而且往往效果更佳。 您可以使用強大的螢幕分享功能，輕鬆分享簡報內容，並且即時演示您的產品，讓會議中的每個人都能近距離觀看產品。

線上訓練

有別於需要前往特定地點的現場課程，甚至更糟糕的預錄課程，視訊會議能夠即時召集受訓人員，舉辦成效更高的內部或外部訓練活動。 視訊會議的互動特性，能夠讓受訓人員提出問題、回應民意調查，並且積極參與討論，讓訓練更有成效。

廠商會議

與外部夥伴或廠商定期溝通是管理整體企業專案和營運不可或缺的一環。 但橫跨內部和公司防火牆外部的協作活動，確實可能帶來額外資安問題。 視訊會議平台使用健全的安全功能和加密方式，在功能和可靠性間取得平衡，特別適合橫跨內外部的廠商溝通。

在疫情爆發突然需要轉為遠端工作期間，企業不得不採用視訊會議，但現在企業開始發現視訊會議具備長期的價值。 其中包含降低辦公室和交通成本、提高員工生產力，並且提升員工滿意度。

不僅企業可以享受視訊會議的優勢，員工也能受益於視訊會議。 利用視訊會議可以讓員工的行程更彈性、減少通勤時間，並且全面改善員工生活和工作間的平衡，因此毫無意外員工都開始希望雇主能選擇使用視訊會議。

Dimensional Research 的研究發現以下現象：

• 99% 受訪者認為遠端工作帶來許多好處
• 57% 受訪者表示如果必須完全重新回到辦公室工作，他們或考慮更換工作
• 47% 受訪者相信遠端工作能提高他們的工作生產力

此外，研究也發現 57% 受訪者希望每月待在辦公室的天數不要超過十天，因此非常明顯，企業必須使用視訊會議來確保員工生產力、積極度和留職率。

減少營運成本

視訊會議能夠大幅減少現場會議和拜訪客戶的交通需求，讓企業省下更多成本。

此外，協作工具帶動遠端工作和混合工作模式興起，減少了大型總部園區和衛星辦公室的需求。 辦公室裁減與整併是企業省下營運成本的另一個重要原因。

建立更強大穩固的關係

視訊是強大且高效率的工具，能夠打破遠端團隊間的物理隔閡，並且讓遠端團隊和同事建立更穩固的關係。 參與線上會議時開啟視訊的與會者表示，視訊能明顯帶來好處。 相較於未開啟視訊的與會者，他們認為和同事協作更容易的機率高出 2.4 倍，而認為同事更能和自己產生共鳴的機率則高出 2.6 倍。 如果要在虛擬會議上產生有效團隊協作，研究清楚指出您必須： 開啟視訊。

讓全球各地所有團隊成員一同參與會議

視訊會議讓人興奮的其中一項優勢，很可能就是得以即時接觸全球各個角落的更多人群。 您不但能讓新區域的客戶和潛在客戶更有機會認識您，還能輕鬆將全球團隊聚在一塊。

即時翻譯等功能得以讓全球不同地區和不同語言的人群積極參與虛擬會議。

這幾年來，視訊會議軟體的功能越來越複雜，各種功能創造的體驗往往優於現場會議。 接下來將探討一些基本視訊會議功能，以及能夠幫助協作活動提升到另一個層次的進階功能。

高畫質視訊和音訊

高畫質視訊和清晰音訊連線是良好線上會議體驗最基本的要求。 進階功能包含在網路連線不佳時能夠自動最佳化視訊和音訊品質，讓每個人都可以充分參與會議。

螢幕分享

豐富的內容和桌面螢幕分享，能夠讓每人都跟上會議進度。 螢幕分享非常適合簡報發表、腦力激盪或即時共同編輯。 沈浸式的螢幕分享功能，甚至能將您的視訊串流重疊到簡報上，讓聽眾可以輕鬆同時看到您和您簡報的內容。

消除背景雜音

因為許多員工在家工作，或是在咖啡館或機場等吵雜環境工作，消除噪音是去除這些擾人背景噪音的重要功能。 最進階的視訊會議解決方案則提供您更多主控權，讓您可以最佳化個人語音清晰度，如果您在同一房間和多名與會者一同參與會議，也可以最佳化多個語音的清晰度。

虛擬背景

視訊會議解決方案也讓您能夠自由更換您的背景，您可以使用軟體提供的背景主題、模糊背景或自行上傳影像。 在您的現場背景不佳時，虛擬背景就特別實用，虛擬背景可以確保與會者聚焦在您身上，而不會分心注意您背後的事物。

錄製和轉錄

您約定的開會時間往往會有人無法參與。 但請不用擔心！ 視訊會議軟體能讓您將會議錄製成容易分享的 MP4 格式，並且提供自動轉錄功能，您可以傳送轉錄內容給所有與會者，以便在會後檢閱。

隱藏式輔助字幕和即時翻譯

利用隱藏式輔助字幕可以讓身處不便收聽會議內容地點的與會者，依然能夠參與虛擬會議。 更進階的視訊會議解決方案還包含即時翻譯，能夠消除語言障礙，讓全球所有人都能參與會議。

行事曆整合

許多視訊會議都會事先排定，因此如果和 Google 或 Outlook 等熱門行事曆系統整合，就可以讓您輕鬆安排行程，並且能夠看到同事的行程安排。 您只需要在行事曆中建立新會議邀請，按一下以便新增您的視訊會議詳細資訊，然後傳送。 所有動作都可以在行事曆中完成。

民意調查及問與答

民意調查和問與答等互動功能，能夠鼓勵與會者充分參與會議，就算是在較大型的視訊會議上，也能讓每個人都積極參與會議。

安全功能

會議中的資訊不應外流。 視訊會議平台應提供強大的加密、資料規範和進階隱私權設定功能，如此便可保護您的資料安全，並且避免拍攝到意外的視訊影像。

AI 助理

市面上更複雜的視訊會議解決方案會提供 AI 支援功能，協助讓您的會議更有成效。 您只需要使用語音，就能要求 AI 會議助理協助進行會議記錄、找出關鍵重點，以及追蹤待辦事項等工作。

現今市面上有許多視訊會議解決方案，但並非每一款功能都相同。 最佳解決方案需要能夠輕鬆使用、設計智慧且能夠擴充，最重要的是要能確保資訊安全。 尋找最佳廠商時需要考慮以下幾個問題。

解決方案是否能擴充？

無論您是一人公司或擁有數千名員工，都需要能夠跟隨企業成長擴充的解決方案。 您需要尋找能滿足現今需求，並且能擴充滿足未來潛在需求的解決方案。

Webex 針對小型企業提供高成本效益的方案，可以滿足您的會議、通話或結合兩者的需求，此外也提供內容豐富的免費方案供您試用。 我們也提供更客製化的企業級方案，能夠隨著您企業的成長量身訂做。

解決方案安全嗎？

資安是視訊會議解決方案最重要的部分。 您應該在可選擇是否願意分享資料且無須更改會議設定的情況下，就能得到完整保護。 您的使用者資料也不應出售給其他第三方。 我們的 Webex 平台堅信這些原則，並且徹底將資安建構到平台中，您將得到完整資安保護，敬請放心使用。

平台是否可靠？

聚會或社交活動並不一定需要使用最頂尖的視訊會議解決方案。 但如果是重大商務會議或客戶簡報會議，您就需要選擇能夠信賴的解決方案。 此時視訊會議平台的效能和可靠性就尤為重要。

Webex 建構在 Cisco 的基礎上，因此效能上極為可靠。 Webex 解決方案同時也能在任何網路上自動最佳化，無論您在辦公室、家中或通勤路上，都能呈現高品質的視訊和音訊。

您或與會者是否能輕鬆使用？

操作簡單很可能是視訊會議解決方案其中一項吸引人的要素。 Webex 正好能提供流暢體驗，讓您可以專注在會議談話上，而不用擔心技術問題！

Webex 設計清晰且操作簡單，在任何裝置上都能輕鬆實現協作。 只需要按下一個按鈕，您和與會者就能立刻開始或加入會議。 Webex 提供領先業界的 AI 和語音功能，您不需要親自動手就能完成會議紀錄或錄製會議。

管理和操作是否容易？

持續管理、操作和分析是視訊會議平台不可或缺的一部分。 您可以在幾分鐘內啟動並執行 Webex 解決方案，並且在同一地點就能夠輕鬆管理和操作。

評估廠商

評估廠商的時候，如果您需要在家中、辦公室和通勤路上都能安全連線的虛擬會議解決方案，「還算好用」並不能符合您的需求。

您在尋找頂尖視訊會議解決方案廠商時，「Gartner® Magic Quadrant™ for Meeting Solutions」的資料極具參考價值。 Gartner 最近第十五次評鑑 Cisco 為會議解決方案領導者。