Autrefois réservée aux grandes sociétés multinationales, la visioconférence a aujourd’hui explosé en popularité pour permettre aux particuliers et aux entreprises de toutes tailles de rester en contact. Le télétravail et le travail hybride étant en pleine expansion, il n’est pas surprenant que de plus en plus de personnes comptent sur cette technologie pour favoriser la collaboration, renforcer les relations et améliorer la productivité.

En fait, une étude récente réalisée par Dimensional Research a révélé que 57 % des personnes interrogées prévoient d’aller travailler au bureau pas plus de 10 jours par mois. Par ailleurs, elles sont 98 % à penser que leurs prochaines réunions incluront des participants à distance — ce qui signifie qu’une solution de visioconférence s’impose, que vous soyez au bureau ou non.

Compte tenu de ce que nous savons aujourd’hui et de la direction que prend l’avenir du travail, nous pouvons avancer sans nous tromper que la visioconférence est bien là pour durer. Penchons-nous sur le sujet et examinons la nature et le fonctionnement de la visioconférence, puis découvrons comment trouver la solution la mieux adaptée pour votre activité.

La visioconférence, parfois appelée vidéoconférence, conférence virtuelle ou conférence web, est la technique qui permet de réunir deux personnes ou plus dans un cadre virtuel via la vidéo et l’audio en direct. Les participants se connectent au moyen d’un logiciel de visioconférence disponible sur le web, un ordinateur de bureau, un appareil mobile ou un système vidéo pour avoir l’impression de se trouver tous dans la même salle.

La visioconférence est une approche intéressante et très économique pour rencontrer des collègues, clients, partenaires ou même des amis qui se trouvent dans des endroits géographiques différents. Elle permet de continuer à se voir en face à face sans avoir besoin de voyager. Elle fournit également l’interaction nécessaire pour permettre une collaboration virtuelle efficace avec des fonctionnalités telles que le partage d’écran, les tableaux blancs numériques, les discussions d’équipe, etc.

La visioconférence connecte plusieurs personnes de manière virtuelle par l’intermédiaire de la vidéo et de l’audio sur un réseau IP. Elle est considérée comme une solution viable et est largement utilisée par les particuliers comme les entreprises puisque la plupart d’entre eux disposent déjà de ses composants essentiels, à savoir :

• Connexion Internet : il est recommandé de disposer d’une connexion Internet fiable, sécurisée et rapide pour bénéficier d’une qualité optimale du son et de l’image.
• Plateforme de visioconférence : l’utilisation d’un logiciel riche en fonctionnalités offrira une expérience de réunion en ligne optimale. La bonne nouvelle est qu’il existe de nombreuses possibilités d’avoir accès à un logiciel de visioconférence gratuit, ainsi qu’à divers forfaits pour les entreprises de toutes tailles.
• Ordinateur ou appareil : comme les logiciels de visioconférence fonctionnent sur les ordinateurs fixes ou portables, les appareils mobiles et les systèmes vidéo, vous pouvez organiser des réunions virtuelles ou en rejoindre de différentes manières.
• Caméra : elle est souvent intégrée à l’appareil que vous utilisez généralement, tel qu’un ordinateur portable ou un appareil mobile, mais vous pouvez également préférer une webcam indépendante ou un système vidéo afin de créer une expérience optimisée pour tout type d’espace.
• Haut-parleurs ou système téléphonique : pour connecter l’audio à votre visioconférence, vous devrez passer par le haut-parleur intégré de votre appareil au moyen du protocole VoIP (Voice over Internet Protocol) ou d’un appel réalisé depuis un téléphone mobile ou un système téléphonique. Par ailleurs, les casques sont vivement conseillés pour éviter les bruits de fond gênants.

L’histoire de la visioconférence remonte au début du XXe siècle, alors que les recherches portant sur des technologies telles que la télévision et la radio incitaient les fournisseurs à explorer la possibilité d’ajouter des transmissions vidéo en direct à ces formes de communication. Cependant, les solutions de visioconférence développées avant les années 1990 n’étaient pas pratiques, car elles étaient extrêmement coûteuses et ne fonctionnaient qu’à de faibles fréquences d’affichage, produisant une image inexploitable.

La visioconférence est finalement devenue envisageable avec l’apparition de la famille de protocoles Internet (IP) dans les années 1990. Les participants pouvaient discuter en temps réel au moyen d’un PC connecté à Internet, ce qui ajoutait une dimension supplémentaire aux interactions en ligne.

Depuis, les améliorations continuelles apportées à la connectivité Internet ont permis d’obtenir une meilleure qualité vidéo, avec notamment la prise en charge de la HD (1920x1080 pixels) et de résolutions plus élevées. Il est désormais possible de se connecter à une visioconférence depuis un ordinateur portable ou de bureau, un smartphone, une tablette ou un système vidéo dédié.

Alors que la visioconférence était principalement utilisée par les grandes entreprises pour mettre en relation leurs employés disséminés aux quatre coins du globe, son usage s’est largement répandu après la pandémie de 2020 qui a provoqué l’adoption massive du télétravail. Bien que certains commencent à retourner travailler au bureau, de nombreux autres ont opté pour le télétravail à temps plein ou pour une approche de travail hybride en partageant leur temps entre leur domicile et le bureau. Pour cette raison, les entreprises de toutes tailles continuent d’utiliser largement les logiciels de visioconférence, et ce, dans tous les secteurs d’activités : enseignement, soins de santé, finance... même le sport est concerné !

La visioconférence est généralement utilisée pour garder le lien entre les équipes virtuelles et en télétravail. Une réunion virtuelle est le forum idéal pour une discussion interne, la collaboration d’équipe, une présentation face à un client, une démonstration commerciale et bien plus encore. Depuis la pandémie, la visioconférence est également utilisée pour des événements privés ou sociaux, tels que des apéritifs, des « baby showers » et même pour faire participer des invités géographiquement éloignés à des mariages.

Examinons plus en détail certains cas d’utilisation les plus courants de la visioconférence.

Réunions individuelles ou d’équipe

Communiquer fréquemment avec ses équipes n’a jamais été aussi crucial. Tandis que les environnements de bureau traditionnels favorisent les réunions improvisées entre collaborateurs, les équipes en télétravail risquent de se sentir déconnectées sans interactions régulières avec leurs collègues et leur manager. La visioconférence sert souvent à organiser chaque semaine des réunions d’équipe ou individuelles, le moyen idéal de garder le contact tout en partageant des informations importantes concernant l’entreprise ou en étant tenu informé d’initiatives commerciales.

Entretiens d’embauche

Les indices non-verbaux jouent un rôle important durant un entretien, notamment pour aider les recruteurs à évaluer les compétences interpersonnelles et la compatibilité culturelle d’un candidat. Mais les entretiens se passent de plus en plus souvent en ligne, plutôt que sur place. La visioconférence est le moyen idéal de se rencontrer en face à face en direct. Elle évite d’avoir à se déplacer pour l’entretien, simplifiant ainsi l’organisation pour l’équipe qui recrute comme pour le candidat.

Démonstrations commerciales

Le temps où il fallait absolument se rendre sur le site d’un client pour le rencontrer est bien révolu. La visioconférence est plus pratique, et souvent bien plus efficace, pour délivrer des présentations et des démonstrations commerciales. Grâce à des fonctionnalités puissantes de partage d’écran, vous partagez facilement le contenu d’une présentation ou la démonstration de votre produit en direct, avec tous les participants à la réunion aux premières loges.

Formations en ligne

Plutôt que d’obliger à se déplacer, ou pire encore de pré-enregistrer une session, la visioconférence s’avère pratique pour organiser des formations internes et externes réunissant de très nombreux participants en temps réel. Les formations deviennent plus efficaces, car des fonctionnalités interactives permettent aux élèves de poser des questions, de répondre à des sondages et de participer activement aux discussions.

Réunions avec les fournisseurs

Pour gérer les projets et les opérations d’une entreprise, il est crucial de pouvoir communiquer régulièrement avec les partenaires externes et les fournisseurs. Toutefois, la collaboration entre participants internes et externes au-delà de votre pare-feu ajoute une couche supplémentaire de sécurité. Les plateformes de visioconférence sont particulièrement utiles pour ce type de communication avec les fournisseurs, car elles combinent un haut niveau de fonctionnalité et de fiabilité avec une sécurité et un chiffrement robustes.

Durant la pandémie et le passage soudain au télétravail, la visioconférence est devenue une nécessité. Aujourd’hui, les entreprises commencent à reconnaître sa valeur à long terme : réduction du coût de l’immobilier et des déplacements, augmentation de la productivité des effectifs et plus grande satisfaction des employés.

La visioconférence profite non seulement aux entreprises, mais aussi aux employés. Bénéficiant ainsi d’une plus grande souplesse dans leur planning, de temps de déplacement réduits et d’un meilleur équilibre global entre leur vie privée et professionnelle, il n’est pas surprenant que les employés commencent à exiger cette option de la part de leurs employeurs.

Une étude de Dimensional Research révèle les constatations suivantes :

• 99 % des personnes interrogées trouvent des avantages au télétravail
• 57 % envisageraient de démissionner si elles étaient contraintes de retourner au bureau à plein temps
• 47 % estiment que le télétravail a augmenté leur productivité

En ajoutant à cela les 57 % qui prévoient d’aller travailler au bureau pas plus de 10 jours par mois, il est clair que la visioconférence sera nécessaire pour assurer la productivité, la motivation et la rétention du personnel.

Réduire les coûts d’exploitation

En réduisant énormément le besoin de voyager pour assister à des réunions ou rencontrer des clients, la visioconférence a permis aux entreprises de réaliser des économies considérables.

De plus, avec l’émergence de modèles de télétravail et de travail hybride rendus possibles par les outils de collaboration, les entreprises ont moins besoin de campus de bureaux pour leurs sièges sociaux et de succursales. La réduction ou le regroupement de bureaux est une autre source significative de baisse des coûts d’exploitation pour les entreprises.

Établir des relations solides

La vidéo est un outil efficace et pratique pour abolir les barrières physiques entre les équipes à distance et établir des relations plus solides entre collègues de travail. Les personnes qui activent la vidéo lors des réunions en ligne ont constaté des avantages significatifs. Elles sont 2,4 fois plus nombreuses à déclarer qu’il est plus facile de collaborer avec leurs homologues et 2,6 fois plus susceptibles d’avoir ressenti l’empathie de leur collègues. Pour une collaboration d’équipe efficace lors des réunions virtuelles, l’étude stipule clairement qu’il convient d’activer la vidéo.

Inclure tout le monde, partout

L’un des avantages les plus enthousiasmants de la visioconférence est peut-être la possibilité d’accéder à davantage de parties du globe en temps réel. Non seulement vous pouvez étendre votre visibilité à des clients et prospects dans de nouvelles régions, mais vous pouvez aussi réunir facilement vos équipes internationales.

Des fonctionnalités telles que la traduction en temps réel, par exemple, offrent la possibilité de s’impliquer activement dans les réunions virtuelles, indépendamment de l’origine géographique ou de la langue des participants.

Au fil des ans, les logiciels de visioconférence sont devenus de plus en plus performants, avec des fonctionnalités créant une expérience qui surpasse souvent celle des réunions où tous les participants se trouvent dans la même salle. Passons en revue certaines des fonctionnalités de base pour la visioconférence, ainsi que d’autres plus avancées qui donnent une tout autre dimension à la collaboration.

Audio et vidéo HD

Pour une expérience de réunion en ligne optimale, il est fondamental que les connexions offrent une vidéo haute définition et un son cristallin. Les fonctionnalités avancées permettent, entre autres, d’optimiser automatiquement la qualité du son et de l’image, même sur des réseaux moins rapides, afin que tous puissent pleinement participer.

Partage d’écran

Le partage d’écran et de contenus riches contribue à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Il est idéal pour les présentations, les sessions de brainstorming ou la co-édition en temps réel. Des fonctionnalités de partage d’écran immersif peuvent même superposer votre flux vidéo sur votre présentation, pour que votre public voie facilement le contenu que vous présentez et votre image en même temps.

Suppression des bruits de fond

Travailler chez soi ou dans des endroits bruyants, tels que des cafés ou des aéroports, étant devenu une habitude, la suppression des bruits de fond est essentielle pour éliminer tous ces sons ambiants gênants. Les solutions de visioconférence les plus avancées offrent un contrôle accru, qui vous permet d’optimiser la clarté de votre propre voix seulement, ou de plusieurs voix si vous êtes plusieurs dans la même salle de réunion.

Arrière-plans virtuels

Les solutions de visioconférence vous permettent également de changer votre arrière-plan, soit avec des thèmes disponibles, soit en floutant l’arrière-plan, soit en affichant votre propre photo. Un arrière-plan virtuel est particulièrement utile si votre environnement n’est pas parfait, et permet de s’assurer que les participants aux réunions restent concentrés sur votre intervention, pas sur ce qui est derrière vous.

Enregistrement et transcription

Il arrive souvent que certains participants ne puissent pas participer à une réunion que vous avez planifiée. Pas de souci ! Les logiciels de visioconférence vous permettent d’enregistrer vos réunions sous un format MP4 facile à partager et fournissent des transcriptions automatiques pouvant être envoyées à tous les participants pour consultation ultérieure.

Sous-titres fermés et traductions en temps réel

Grâce aux sous-titres fermés, les personnes qui se trouvent dans un endroit bruyant peuvent quand même suivre une réunion virtuelle. Les solutions de visioconférence plus avancées proposent également des traductions en temps réel qui abolissent les barrières de la langue et permettent à des participants du monde entier de s’impliquer.

Intégrations aux calendriers

De nombreuses visioconférences étant planifiées à l’avance, les intégrations avec des systèmes de planning courants tels que l’agenda de Google ou le calendrier d’Outlook facilitent l’organisation de votre emploi du temps et vous permettent de connaître celui de vos collègues. Il suffit de créer une invitation à une réunion dans votre calendrier, de cliquer pour ajouter les détails de votre visioconférence, puis de l’envoyer. Tout cela sans quitter votre calendrier.

Sondages et sessions de questions-réponses

Les fonctionnalités interactives telles que les sondages et les sessions de questions-réponses stimulent l’implication du public et permettent à tous de participer activement, même pendant les visioconférences de grande envergure.

Sécurité

Ce qui se dit pendant votre réunion doit rester confidentiel. Les plateformes de visioconférence doivent fournir un chiffrement robuste, la conformité des données et des paramètres avancés concernant la confidentialité. Ainsi, vos données resteront sécurisées et vous éviterez les intrusions indésirables à l’écran.

Assistant IA

Les solutions de visioconférence les plus sophistiquées sur le marché offrent des fonctionnalités basées sur l’IA qui favorisent la productivité lors des réunions. Pendant une réunion, vous pouvez ainsi demander de vive voix à un assistant IA de prendre des notes, d’identifier les points essentiels abordés et d’assurer le suivi des éléments d’action.

Actuellement, de nombreuses solutions de visioconférence sont disponibles sur le marché, mais toutes ne se valent pas. La solution idéale doit être simple d’emploi, intelligente, évolutive et, avant tout, sécurisée. Posez-vous les questions suivantes pour trouver un fournisseur digne de confiance.

La solution est-elle évolutive ?

Que vous soyez auto-entrepreneur ou à la tête d’une multinationale, vous avez besoin d’une solution capable d’accompagner votre croissance. Recherchez un produit qui réponde à vos besoins d’aujourd’hui et à ceux que vous envisagez pour demain.

Webex propose des forfaits économiques pour votre PME (que vous ayez besoin d’organiser des réunions, de passer des appels, ou de faire les deux), ainsi qu’un forfait gratuit proposant de nombreuses fonctions pour commencer. Nous proposons également des forfaits personnalisés qui s’adaptent à l’évolution de votre entreprise.

La solution est-elle sécurisée ?

La sécurité doit être au cœur de votre solution de visioconférence. Vous ne devriez jamais avoir à vous préoccuper de demander à ce que vos données ne soient pas partagées ou de modifier des paramètres de réunion pour être protégé. Par ailleurs, vos données utilisateur ne devraient jamais être vendues à des tiers. Chez Webex, nous croyons fermement en ces principes. Nous intégrons la sécurité à notre plateforme dès le départ, pour que vous puissiez rester serein, sachant que vous êtes protégé.

La plateforme est-elle vraiment fiable ?

La solution de visioconférence que vous utilisez pour vos apéritifs et événements sociaux peut ne pas être parfaite. En revanche, si vous organisez d’importantes réunions commerciales ou des présentations client cruciales, vous devez choisir une solution sur laquelle vous pouvez compter. C’est pourquoi les performances et la fiabilité de votre plateforme de visioconférence sont si importantes.

Webex repose sur la structure de Cisco, ce qui en fait un choix hautement fiable en termes de performances. De plus, la solution s’optimise automatiquement pour offrir une grande qualité vidéo et audio sur n’importe quel réseau, que vous travailliez dans un bureau, chez vous ou en déplacement.

La solution est-elle simple d’emploi pour vous comme pour les participants ?

Sans conteste, l’une des qualités les plus séduisantes d’une solution de visioconférence est bien la facilité d’emploi. Si elle est correctement conçue, elle procure une expérience fluide qui permet de se concentrer sur la conversation en cours, pas sur la technologie !

L’interface de Webex est claire et simple d’emploi, pour qu’il soit facile de collaborer sur n’importe quel appareil. Il vous suffit d’appuyer sur un seul bouton pour lancer ou rejoindre une réunion en quelques secondes ; idem pour les participants. Et grâce aux fonctionnalités de pointe basées sur l’IA et la voix, vous pouvez prendre des notes ou enregistrer une réunion sans même lever le petit doigt.

La solution est-elle facile à administrer et gérer ?

Une plateforme de visioconférence entraîne nécessairement des tâches régulières d’administration, de gestion et d’analyse. Avec Webex, vous pouvez être opérationnel en quelques minutes, et bénéficiez d’une solution facile à gérer et administrer de façon centralisée.

Évaluation des fournisseurs

Pour évaluer les fournisseurs, ne vous contentez pas de vous pencher sur des solutions de réunions virtuelles « qui suffiront » si vous avez besoin de rester connecté en toute sécurité chez vous, au bureau et en déplacement.

Le rapport Gartner® Magic Quadrant™ consacré aux solutions destinées aux réunions est une excellente source de référence pour comparer les principaux fournisseurs de logiciels de visioconférence. Gartner a récemment désigné Cisco comme un leader des solutions de réunion pour la quinzième fois.